6.3.20 Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение № 34) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Минюста России одновременно. Согласованные ЦЭК Минюста России акты утверждаются Министром только после утверждения ЭПК ГАРФ, описей дел постоянного хранения; после этого Минюст России имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
6.3.21 Акты о выделении документов к уничтожению составляются аналогично описям в структурном подразделении Минюста России, а на их основе составляется сводный акт на дела Минюста России. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения Минюста России указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
6.4 Передача дел на архивное хранение
6.4.1 В архив Минюста России передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
6.4.2 Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Минюста России не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
6.4.3 Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Минюста России, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях Минюста России и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
6.4.4 Передача дел в архив Минюста России осуществляется по графику, подготовленному Департаментом организации и контроля, и утвержденному актом Минюста России.
6.4.5 В период подготовки дел структурным подразделением Минюста России к передаче в архив Минюста России гражданскими служащими отдела документационного обеспечения предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Минюста России. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел гражданские служащие структурного подразделения Минюста России обязаны устранить.
6.4.6 Прием каждого дела в архив Минюста России производится в присутствии ответственного за делопроизводство в этом структурном подразделении. При этом на обоих экземплярах описи на против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также проставляются подписи начальника отдела документационного обеспечения и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив Минюста России передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства, а также базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
6.4.7 В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Минюста России ответственный за делопроизводство данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет и передает их в архив Минюста России, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
VII. Изготовление, учет, использование и хранение печатей,
штампов и бланков документов
7.1 Учет печатей и штампов
7.1.1 Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.
Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.
7.1.2 Минюст России (территориальный орган) в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780; 2003, № 27, ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417) применяет печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее – гербовая печать).
Изготовление, использование, хранение и уничтожение печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации определено постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123; 2001, № 24, ст. 2461, 2006, № 52, ст. 5587).
Форма, размеры и технические требования к гербовым печатям регламентируются ГОСТ Р 51511-2001. Изготовление гербовых печатей осуществляется только штемпельно-граверными предприятиями, имеющими соответствующие лицензию на этот вид деятельности и сертификат наличия технических возможностей для качественного изготовления данного вида продукции.
Заявка на изготовление гербовой печати и ее эскиз оформляются структурными подразделениями Минюста России (территориальными органами) – инициаторами, визируется директором Департамента организации и контроля и передается в Департамент управления делами, который размещает заказ на полиграфическом предприятии.
В Минюсте России используются две одинаковые гербовые печати, одна из которых закрепляется за Департаментом организации и контроля; другая - за Департаментом управления делами.
За Департаментом государственной службы и кадров закрепляется малая гербовая выжимная металлическая печать, используемая для служебных удостоверений и специальных пропусков.
В территориальном органе используется одна гербовая печать, которая храниться у начальника территориального органа.
В Минюсте России (территориальном органе) гербовой печатью заверяются подписи Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений, начальников территориальных органов, а также других гражданских служащих, которым доверенностью или актом Минюста России предоставлены соответствующие полномочия.
Гербовой мастичной печатью удостоверяются:
- все виды договоров и соглашений, заключаемых Минюстом России (территориальным органом) с другими организациями в пределах компетенции;
- финансовые документы и отчеты, представляемые в Минфин России, Федеральное казначейство, налоговые и статистические органы, фонды;
- документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, платежные поручения, справки о заработной плате;
- документы по материально-техническому обеспечению и снабжению Минюста России (территориального органа);
- акты о выполненных работах и предоставленных услугах;
- акты экспертиз, ревизий, инвентаризаций, приема-передачи товарно-материальных ценностей;
- гарантийные письма;
- доверенности;
- характеристики гражданских служащих (работников);
- представления к наградам, поощрениям, классным чинам и почетным званиям, почетные грамоты, благодарности, удостоверения наград;
- свидетельства, справки о прохождении государственной службы, архивные, льготные и другие;
- другие документы и их копии, требующие специального удостоверения их подлинности.
7.1.3 Кроме печати с изображением Государственного герба Российской Федерации в Минюсте России (территориальном органе) используются печати структурных подразделений («Департамент государственной службы и кадров», «Департамент организации и контроля» и др.), печати для отдельных категорий документов («Для копий», «Для справок» и др.). Для опечатывания пакетов, бандеролей изготавливаются круглые мастичные печати «Для пакетов» и т.д. В зависимости от потребностей они могут быть номерными.
Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.
Заявка на изготовление печати без изображения Государственного герба Российской Федерации и ее эскиз оформляются в соответствующих структурных подразделениях Минюста России (его территориального органа), согласовывается с Департаментом организации и контроля (ответственным за делопроизводство территориального органа) и передается в Департамент управления делами (структурное подразделение территориального органа, осуществление финансовое и материально-техническое обеспечение), которое в установленном порядке размещает заказ на полиграфическом предприятии.
7.1.4 Учет имеющихся в Минюсте России (территориальном органе) печатей и штампов ведется Департаментом организации и контроля (ответственным за делопроизводство территориального органа) в журнале (приложение № 35) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются).
7.1.5 Выдача печатей и штампов должностным лицам, ответственным за их использование и хранение, осуществляется Департаментом организации и контроля (ответственным за делопроизводство территориального органа) под роспись в журнале учета печатей и штампов. Печати и штампы должны храниться в надежно запираемых шкафах. Передача печатей посторонним лицам и вынос их помещений, занимаемых Минюстом России (территориальным органом), не допускается.
В структурных подразделениях Минюста России печати и штампы учитываются в своем журнале учета печатей и штампов и выдаются под роспись гражданскому служащему, отвечающему за их использование и хранение.
7.1.6 Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации в Минюсте России возлагается на Министра, в территориальном органе – на начальника территориального органа.
Ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений Минюста России (его территориального органа).
7.1.7 Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату Департамент управления делами (структурное подразделение территориального органа, осуществление финансовое и материально-техническое обеспечение), где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.
7.1.8 Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях Минюста России проверяется Департаментом организации и контроля (ответственным за делопроизводство территориального органа).
VIII. Централизованное тиражирование документов
8.1 Централизованное тиражирование документов, относящихся к деятельности Минюста России, производится отделом документационного обеспечения.
8.2 Копировально-множительные работы выполняются только при предъявлении исполнителем бланка-заказа установленной формы, подписанного руководителем структурного подразделения Минюста России, а также директором Департамента организации и контроля (его заместителем, курирующим отдел документационного обеспечения), которые имеют право сократить тираж в случае отсутствия достаточного обоснования количества экземпляров или отказать в тиражировании в случаях несоответствия заказа требованиям Инструкции.
Ответственность за обоснование размера тиража, их соответствие расчетам рассылки документов несут руководители структурных подразделений Минюста России.
8.3 Тиражирование документов в зависимости от объема и сложности работы производится в сроки от одного до пяти рабочих дней в порядке поступления документов и в соответствии с графиком работы отдела документационного обеспечения.
Срочно (в присутствии заказчика) тиражируются документы, поступающие от Министра и его заместителей. Срочность определяется пометкой «срочно» на бланке-заказе директора Департамента организации и контроля (его заместителя, курирующего отдел документационного обеспечения).
8.4 Документы объемом более пяти листов информационного, справочного и методического характера копируются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр (объем брошюр не должен превышать 45 - 50 страниц формата А4).
8.5 Качество печати поступающих на размножение документов должно обеспечивать техническую возможность получения копий; размер формата бумаги не более А4; скобы и иные элементы переплета брошюр и скрепления документов удаляются исполнителем, представившим бланк-заказ.
Не производится тиражирование книг, справочников, кодексов, газет и газетных вырезок, нечетких ксеро- и факсимильных копий, а также рукописей (кроме обращений граждан), с вклейками, загрязненных, с трудночитаемым текстом и мелким шрифтом.
Не подлежат тиражированию бланки Минюста России.
Документы, направленные на тиражирование с нарушением указанных требований, копированию не подлежат и возвращаются без исполнения.
8.6 Отдел документационного обеспечения ведет учет выполненных работ по тиражированию документов, использования расходных материалов и комплектующих к оргтехнике.
Заказы на выполнение копировальных работ регистрируются в специальном журнале. Изготовленные копии вместе с оригиналом документа выдаются исполнителю, представившему бланк-заказ под роспись в журнале.
Бланки-заказы на произведенные работы хранятся в отделе документационного обеспечения в течение года.
[1] Далее – Инструкция.
[2] Далее по тексту Инструкции федеральные государственные гражданские служащие центрального аппарата Минюста России и его территориальных органов сокращенно именуются «гражданские служащие», если особо не оговорено иное.
[3] Далее - Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации.
[4] Далее – Регламент Правительства Российской Федерации.
[5] Далее - СЭД
[6] Далее по тексту Инструкции территориальный орган Минюста России сокращенно именуется «территориальный орган», если особо не оговорено иное.
[7] Далее по тексту Инструкции гражданские служащие, назначенные приказом Минюста России (приказами территориальных органов Минюста России) ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Минюста России (территориальных органах Минюста России) и совмещающие выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями сокращенно именуются «ответственные за делопроизводство», если особо не оговорено иное.
[8] Далее по тексту Инструкции руководитель структурного подразделения и лицо, исполняющее его обязанности, сокращенно именуются «руководитель структурного подразделения Минюста России», а начальник территориального органа Минюста России и лицо, исполняющее его обязанности, сокращенно именуются «начальник территориального органа», если особо не оговорено иное.
[9] Далее по тексту Инструкции Министр юстиции Российской Федерации и лицо, исполняющее его обязанности, сокращенно именуются «Министр», если особо не оговорено иное.
[10] Далее – бланки.
[11] Далее – учреждения Минюста России.
[12] Далее – федеральные службы.
[13] Далее – поручения по исполнению документа.
[14] Далее – проекты актов, если особо не оговорено иное.
[15] Далее по тексту Инструкции проекты федеральных конституционных законов и федеральных законов сокращенно именуются «законопроекты», если особо не оговорено иное.
[16] Пункт (сокращенно - пт, п) - принятая в издательском деле единица измерения, равная 1/72 дюйма (0,376 мм). Эта единица измерения используется в текстовом редакторе Word для обозначения размеров шрифтов и интервалов.
[17] Допускается уменьшение интервалов между реквизитами «Заголовок», «Текст», «Подпись» и «Место издания» при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.
[18] В соответствии с постановлением Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 11 ноября 1996 г. № 781-II ГД «Об обращении в Конституционный Суд Российской Федерации» нормативный правовой акт - это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.
[19] Далее - договоры
[20] Далее – отдел документационного обеспечения.
[21] Далее – отдел по работе с обращениями граждан.
[22] Далее – отдел по защите государственной тайны.
[23] Далее – экспедиция.
[24] Далее – высшие органы государственной власти, если особо не оговорено иное.
[25] Верификация - процедура сравнения электронного образа документа с подлинником документа
[26] Далее – отдел контроля.
[27] Далее – контроль.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30
