Служебные письма, подлежащие массовой рассылке в территориальные органы, подписываются только Министром или его заместителями.
Иные служебные письма, направляемые в территориальные органы и учреждения Минюста России, подписывают Министр, его заместители, руководители структурных подразделений Минюста России, начальник отдела по работе с обращениями граждан Департамента организации и контроля (только по первичным обращениям граждан).
Служебные письма на бланке Министра подписывает только Министр. Заместители Министра, в том числе при исполнении ими обязанностей Министра, подписывают служебные письма на соответствующих бланках заместителей Министра, другие должностные лица Минюста России подписывают служебные письма на общем бланке письма Минюста России.
к) реквизит «отметка об исполнителе» оформляется в порядке, установленном пунктом 19 подраздела 3.2.4 Инструкции.
Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности» в порядке, предусмотренном в пунктах 17 и 24 подраздела 3.2.4 Инструкции соответственно.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюцией Министра (его заместителя, начальника территориального органа), сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений Минюста России (начальниками территориальных органов). Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства.
4) Телеграмма.
Телеграфные сообщения в Минюсте России используются для передачи только срочной текстовой информации.
Телеграмма оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 в 2 экземплярах (оригинал и визовая копия) в следующем порядке:
а) категория телеграммы указывается в правом верхнем углу первого листа, например: «Правительственная» («Срочная»). В случае направления простой телеграммы категория не указывается;
б) перед текстом центровано печатается, как правило, полужирным шрифтом Times New Roman № 14 реквизит «наименование документа» - «ТЕЛЕГРАММА»;
в) после наименования через один межстрочный интервал от левой границы текстового поля помещается реквизит «адресат» с обязательным указанием наименования организации (фамилии и инициалов физического лица), улицы, номера дома (и квартиры), названия населенного пункта (село, поселок, город), района, области (края, республики, государства), почтового индекса. Телеграммы одинакового содержания, направляемые нескольким адресатам, оформляются отдельно для каждого адресата;
г) текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), без знаков препинания (или с их сокращенным обозначением), без переноса слов, абзацев, исправлений, печатается через 1,5 межстрочных интервала прописными буквами. Текст отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами. Текст телеграммы не должен превышать 300 слов. Если телеграмма состоит более чем из 300 слов, она подлежит разделению оператором связи на части, объем которых не превышает 300 слов, передаваемые как отдельные телеграммы. В текст телеграммы, направляемой в ответ на поступивший документ, включается ссылка на его регистрационный номер и дату;
д) подпись отделяется от текста телеграммы 3 межстрочными интервалами и оформляется с указанием полного наименования должности, фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму, в порядке, предусмотренном пунктом 15 подраздела 3.2.4 Инструкции.
Телеграммы подписывают Министр или его заместители. Телеграммы категории «правительственная» в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 06.02.2006 № 74 «Об утверждении перечня должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий «Президент Российской Федерации», «Председатель правительства Российской Федерации», «высшая правительственная» и «правительственная» передаются в приоритетном порядке» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 7, ст. 785, № 30, ст. 3398; 2007, № 42, ст. 5052; 2008, № 14, ст. 1413, № 23, ст. 2715, № 48, ст. 5604; 2009, № 20, ст. 2469; 2010, № 2, ст. 233, № 12, ст. 1355, № 26, ст. 3363) подписывает Министр;
ж) дата и регистрационный номер телеграммы оформляются после ее подписания должностным лицом Минюста России (адресантом) двумя межстрочными интервалами ниже предыдущего реквизита. Дата оформляется словесно-цифровым способом от левой границы текстового поля. Регистрационный номер телеграммы проставляется под датой без дополнительных межстрочных интервалов также от левой границы текстового поля и включает разделенные дефисом буквенный индекс «НР» (номер), индекс подразделения, подготовившего телеграмму, порядковый номер телеграммы по единой нумерации с начала года, например:
29 марта 2010 г.
НР-02-23,
где: 02 - индекс Департамента государственной службы и кадров; 23 – порядковый номер телеграммы.
Через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже номера телеграммы проводится сплошная черта от левой границы текстового поля до правой. Под чертой от левой границы текстового поля указываются полный адрес Минюста России и дата передачи телеграммы в Департамент организации и контроля для отправления адресату;
з) визы должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается телеграмма, помещаются на лицевой части последнего листа её визовой копии в порядке, предусмотренном подпунктом «б» пункта 14 подраздела 3.2.4 Инструкции;
и) отметка об исполнителе помещается на лицевой стороне последнего листа обоих экземпляров телеграммы в порядке, предусмотренном «б» пункта 19 подраздела 3.2.4 Инструкции;
к) подпись должностного лица Минюста России (адресанта) в телеграмме заверяется мастичной печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в порядке, предусмотренном пунктом 17 подраздела 3.2.4 Инструкции;
л) оба экземпляра оформленной телеграммы передаются ответственным за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России в Департамент организации и контроля для отправки. Первый экземпляр телеграммы гражданским служащим Департамента организации и контроля передается в отделение телеграфной связи, копия телеграммы с отметкой отделения телеграфной связи об отправке возвращается ответственному за делопроизводство для помещения в номенклатурное дело.
5) Факсограмма
Факсимильные сообщения используются для передачи адресату срочно требующейся ему информации в виде копии документа на бумажном носителе (письменного, графического, изобразительного), не требующей подтверждения ее юридической силы. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация не может быть использована в качестве официального документа.
Для обмена факсограммами в Минюсте России и его территориальных органах используются факсимильные аппараты, установленные в приемных Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений Минюста России (начальников территориальных органов) и в структурных подразделениях Минюста России (территориальных органов).
Запрещается передача по факсимильной связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками «Для служебного пользования», а также содержащих сведения о персональных данных граждан, в том числе государственных служащих.
Ответственность за соответствие передаваемого по факсимильной связи документа оригиналу возлагается на его исполнителя и руководителя соответствующего структурного подразделения Минюста России (территориального органа).
Требования к оформлению передаваемого подлинника документа определяются его видом (приказ, распоряжение, договор, акт, протокол, служебное письмо и т.д.). Документы - подлинники, подлежащие передаче по факсимильной связи, должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом. На лицевой стороне подлинника не допускается морщин, изгибов, пятен, рельефов от надписей на оборотной стороне. Подписанный документ регистрируется (проставляются исходящий номер и дата). На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка «Факс с досылкой» или «Факс без досылки».
После этого документ поступает для передачи по каналам факсимильной связи.
Документы, предназначенные для передачи, подлежат обязательному учету в отдельном журнале. После передачи информации подлинники документов возвращаются исполнителю с отметкой о времени отправки. Данная отметка проставляется на оборотной стороне последнего листа подлинника документа, если он остается в деле, или визовом экземпляре документа.
Документы, поступившие на факсимильные аппараты структурных подразделений Минюста России, адресованные Министру или его заместителям, незамедлительно передаются для учета ответственными за делопроизводство в Департамент организации и контроля.
6) Телефонограмма
Телефонограммы в Минюсте России используются, как правило, для оперативной передачи по телефонной связи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.) между структурными подразделениями Минюста России, территориальными органами в случаях, когда передаваемые сообщения требуют документального оформления.
Телефонограммами передаются небольшие по объему тексты, как правило, не более 50 слов.
В тексте телефонограмм следует избегать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов.
Телефонограммы оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 в единственном экземпляре в следующем порядке:
наименование организации от верхней границы текстового поля и выравнивается по левой границе, например:
Главное управление Министерства юстиции
Российской Федерации по Москве
наименование вида документа «ТЕЛЕФОНОГРАММА» указывается через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита прописными буквами полужирным шрифтом Times New Roman № 14 от левой границы текстового поля;
дата и регистрационный номер телефонограммы указываются через
1 дополнительный межстрочный интервал ниже наименования вида документа от левой границы текстового поля в одну строку, например:
06.04.2010 № 55.
Датой телефонограммы является дата ее передачи. Регистрационный номер телефонограмме присваивается в порядке следования номеров в соответствующем подразделе СЭД после подписи автором;
время передачи-приема телефонограммы указывается под датой без дополнительных межстрочных интервалов от левой границы текстового поля после ее передачи, например:
16.30 - соответствует времени 16 часов 30 минут по местному времени;
ссылка на регистрационный номер и дату документа указывается при необходимости через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита от левой границы текстового поля;
адресат указывается на уровне наименования документа, в пределах от центра текстового поля до его правой границы в порядке, предусмотренном пунктом 10 подраздела 3.2.4 Инструкции;
текст телефонограммы отделяется от предыдущих реквизитов 2-3 дополнительными межстрочными интервалами;
подпись автора телефонограммы отделяется от текста 3 дополнительными межстрочными интервалами и оформляется в порядке, предусмотренном пунктом 15 подраздела 3.2.4 Инструкции;
отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу телефонограммы на лицевой стороне в порядке, предусмотренном пунктом 19 подраздела 3.2.4 Инструкции;
должности, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего телефонограмму указываются в нижней части телефонограммы от левой границы текстового поля ниже подписи, например:
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30
