для написания отчета разработчиком или иным Исполнителем.
ПРИМЕР:
“ 1. Платежные документы.
|NN |Название (мнемокод) |Подразделение |Примечание |
|1 |Платежное поручение |Бухгалтерия |Стандартный бланк |
| |(П/П) | | |
|2 |Приходный кассовый |Бухгалтерия |Стандартный бланк |
| |ордер (ПКО) | | |
|3 |Расходный кассовый |Бухгалтерия |Стандартный бланк |
| |ордер (РКО) | | |
|4 |Заявление на перевод |Бухгалтерия |Банковский бланк |
| |валюты (З/П) | | |
2. Торговые (первичные и оправдательные) документы.
|NN|Название |Источник |Копии |Приемник |Раздел Системы |
| |(мнемокод) | | | | |
|1 |Счет поставщика |Поставщик |поставщик -1|Бухгалтерия |Входящие |
| |(СЧЕТ) | | | |контракты |
| | | |склад - 1 | | |
|2 |Приходный ордер |Склад |склад -1 |Бухгалтерия |Складские |
| |(ПО) | |бухгалтерия | |документа |
| | | |- 1 | | |
Описание полей документа
1. Платежные документы
|Название поля |Используемые |Примечание |
| |значения | |
|Документ: | | |
|Основание платежа: | | |
|Плательщик |Мнемокод |Заполняется через словарь |
| |плательщика |контрагентов и ответственных лиц |
|Получатель |Мнемокод получателя|Заполняется через словарь |
| | |контрагентов и ответственных лиц |
|Назначение платежа | | |
|Примечание | | |
|Очередность платежа | | |
|Дата проведения | | |
|Код валюты | | |
|Сумма | | |
|Код валюты контракта | | |
|Курс валюты | | |
|Сумма в валюте | | |
|контракта | | |
“
Подготовка макета Системы и проектной документации.
Общую технологию создания макета Системы можно представить следующей
схемой.
[pic]
Основной частью проекта является рабочий макет Системы, который по
окончании работ является, наряду с документацией, объектом демонстрации
функционирования предприятия Заказчику. От правильно построенного макета
зависят дальнейшие затраты на обучение персонала и внедрение Системы.
Прежде чем приступить к созданию макета, Проектировщик должен представлять
ВСЕ бизнес-процессы, происходящие на предприятии, иметь образцы
наименований номенклатуры ТМЦ, Прайс-листы, образцы первичных документов и
отчетов, список сотрудников (частичный), список поставщиков и покупателей
(частичный), реквизиты предприятия. В случае необходимости (нет четкого
понимания процессов, нет части документов и т.п.) Проектировщик должен
проконсультироваться по телефону с представителем Заказчика, либо выехать
на предприятие для полного выяснения вопроса.
Общесистемные настройки в макете.
Перед началом создания макета необходимо выбрать соответствующую
комплектацию Системы. Далее роектировщик формирует образцы первичных
документов (Платежные документы, Заказы клиентов, Входящие контракты и т.
д.), словари системы: Курсы валют, Общие понятия, Принтерные
последовательности. Устанавливает параметры торговых операций, параметры
заработной платы (по необходимости).
Настройки в макете для автоматизации документооборота.
Настройка документооборота - основная работа Проектировщика над
макетом. Настройка осуществляется по каждому типу документов, участвующих в
хозяйственной деятельности предприятия. При настройке анализируются схемы
бизнес-процессов. Выявляется логическая последовательность выполнения
этапов документооборота. Настройка осуществляется в словаре “Общие
понятия”. Для первоначального освоения осуществления настроек в Системе
рекомендуется следующая методика.
Переход от схем документооборота к настройкам этапов в программе
После описания основных циклов финансово-хозяйственной деятельности в
виде схем этапов документооборота необходимо получить исходные данные для
настройки программы.
Для этого для каждого из документов, используемых в программе,
строится ГРАФ, вершинами которого являются этапы документооборота,
связанные между собой стрелками, отражающими последовательность действий
(выполнения этапов).
Если с каким-либо документом связаны несколько схем этапов
документооборота (например, по исходящему счету может осуществляться
продажа товара за наличные или по безналичному расчету, в офисе или на
выезде), то при построении ГРАФА связи между этапами документооборота
переносятся на ГРАФ последовательно, методом добавления новых этапов и
связей между ними.
ГРАФ анализируется и видоизменяется таким образом, чтобы каждому
рассматриваемому этапу документооборота предшествовал только один этап
(Предшествующих этапов может быть два или больше, но все они обязательно
должны быть выполнены к моменту выполнения текущего этапа). Очевидно, что
при этом необходимо несколько видоизменять саму схему документооборота на
предприятии.
Если же возникает ситуация, когда условием выполнения текущего этапа
могут быть два выполняющихся порознь предшествующих этапа (т. е. к моменту
выполнения текущего этапа один из предшествующих ему не выполнен) и
изменение системы документооборота нежелательно или невозможно, то такая
ситуация обрабатывается при помощи механизма «настройки по «ИЛИ»» при
задании последовательности выполнения этапов документооборота в разделе
ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ.
Затем на основе ГРАФА для каждого документа в системе создается
настроечная таблица документооборота (Матрица соответствия), по которой
выполняется настройка этапов документооборота в словаре ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ
системы.
При этом нарисованная стрелка в схеме между двумя этапами
интерпретируется:
- для этапа , от которого она исходит - как " не выполнено" в
отношении второго этапа
- для этапа , к которому она подходит - как " выполнено " в отношении
первого этапа.
При выполнении настройки необходимо соблюдать ряд правил:
1. Очевидно, что нас интересует взаимосвязь каждого этапа для данного
документа только с ближайшими к нему этапами - предшествующим и
последующим. Следовательно, только эти связи и должны
устанавливаться при настройке - «Принцип минимума»
2. Исходя из п.1, для каждого этапа могут быть установлены три условия:
23. открывающее условие - состояние «выполнен» для предшествующего
этапа
24. условие выполнения - сам этот этап - «не выполнен»
25. закрывающее условие (или условие «отката») - последующий этап
- «не выполнен»
3. Если этап является начальным или завершающим в цепочке, то,
соответственно, открывающего или закрывающего условия для него не
будет. Условие выполнения задается всегда.
4. Для упрощения связей следует разумно использовать механизм настройки
«по ИЛИ»
5. Следует внимательно продумывать стиль выражений, предназначенных для
формирования меню, появляющихся при отработке или откате этапов
документооборота. Единый и правильный стиль делает эти меню более
интуитивно понятными для пользователя.
Проверить форму вывода пунктов меню. А также последовательность
отработки или отката этапов можно не выходя из режима настройки в разделе
ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ по нажатию клавиш , и .
В приложениях к документации на проект прилагаются:
Матрицы соответствия
(таблицы для настройки этапов документооборота по типам документов по
разделам системы. По строкам - этапы, проектируемые для данного документа,
по столбцам - взаимосвязи, устанавливаемые с другими этапами этого же
документа:
вып. - этап должен быть выполнен для выполнения настраиваемого этапа,
н/в - этап должен быть не выполнен,
«условие не установлено» - данный этап безразличен для настраиваемого
Пример: Приложение 6.
Конфигурирование рабочих мест.
При наличии “Удаленного доступа” нужно завести в Систему объекты
предприятия с соответствующими параметрами (вид объекта - торговый зал,
склад, центральный офис; код объекта), далее Проектировщик должен
установить Общие параметры системы. Выделенные функциональные места
необходимо реализовать в виде карт пользователей с соответствующими именами
(Бухгалтер, Менеджер и т. д.). Каждому пользователю присваивается статус
“пользователь”, кроме администратора Системы.
Настройка в макете прав доступа.
Настройка прав доступа осуществляется после выделения функциональных
рабочих мест. Проектировщик настраивает по одному функциональному рабочему
месту в Системе. Основой для настройки являются схемы и описания бизнес-
процессов. Настройка осуществляется в разделе Системы “Карты
пользователей”. Отдельно настраивается доступ к пунктам меню и доступ к
этапам документооборота, образцам документов, разделов КТиУ и т. д. В
документации настройка прав доступа осуществляется в виде таблиц (см.
Приложение 6.).
Настройки печатных форм.
На основании образцов первичных документов, полученных при
комплексном обследовании предприятия, Проектировщик должен произвести
настройку шаблонов ВСЕХ документов, используемых в Системе, согласно
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24
