документообороте предприятия, заполняются таблицы по видам документов:
платежные документы, хозяйственные документы, отчетные документы (кроме
бухгалтерских), прочие документы. Каждому образцу присваивается свой номер.
Ксерокопии образцов документов собираются в приложениях к
документации по обследованию предприятия.
Примечание: рекомендуется в начале проведения обследования передать
системному администратору пустые бланки таблиц (или заполненные типовыми
документами) для того, чтобы системный администратор самостоятельно
организовал составление реестра.
4.1. Платежные документы.
|NN |Название |Подразделение |Примечание |
|1 |Платежное поручение |Бухгалтерия |Стандартный бланк |
|2 |Приходный кассовый |Бухгалтерия |Стандартный бланк |
| |ордер | | |
|3 |Расходный кассовый |Бухгалтерия |Стандартный бланк |
| |ордер | | |
|4 |Заявление на перевод |Бухгалтерия |Банковский бланк |
| |валюты | | |
4.2. Хозяйственные (первичные и оправдательные) документы.
|NN|Название |Источник |Копии |Приемник |Примечание |
| | | | | |(оценка |
| | | | | |документооборота) |
|1 |Счет |Поставщик |поставщик - |Бухгалтерия | |
| |поставщика | |1 | | |
| | | |склад - 1 | | |
|2 |Приходный |Склад |склад - 1 |Бухгалтерия | |
| |ордер | |бухгалтерия | | |
| | | |- 1 | | |
4.3. Прочие документы.
|NN |Название |Подразделение |Примечание |
|1 |Заявка поставщику | | |
|2 |Заявка клиента | | |
|3 |Доверенность | | |
4.4. Отчетные документы.
|NN|Наименование |Создатель |Пользовател|Периодичнос|Содержание |
| | | |ь |ть | |
|1 |Отчет о |Отдел |Отдел | | |
| |поставках |импортных |импортных | | |
| |товара |поставок |поставок | | |
|2 |Отчет об |Отдел |Отдел | | |
| |оптовой |оптовой |оптовой | | |
| |реализации |торговли |торговли | | |
1.1.1.5. Оценка материально-технического обеспечения заказчика.
При проведении предпроектного обследования необходимо выяснить
наличие технических средств в подразделениях Заказчика, подлежащих
автоматизации (см. Приложение 2 п. 1.3.). По результатам обследования
составляется схема технического обеспечения предприятия с описанием
характеристик компьютеров (процессор, ОЗУ), сети (ОС, число рабочих
станций), принтеров (тип по принципу печати, сетевой или локальный) и др.
обеспечения (модемы и др.). При наличии на предприятии удаленных объектов
выясняется наличие телефонных линий, их количество и качество, а также
наличие коммуникационного оборудования. В особо сложных случаях
рекомендуется привлекать для проведения экспертизы сети, телефонных линий и
т. д. специалистов Технического отдела. На основе среднего количества
документов в день, комплектации системы и количества рабочих мест
определяются требования и рекомендации к техническому обеспечению. Эти
требования сравниваются с текущими данными по техническому обеспечению
заказчика, и на основании разницы между ними выявляется потребность
заказчика в техническом обеспечении. Пример Схемы Технического обеспечения
предприятия Заказчика - Рис.6.
[pic]
Оценка уровня подготовки персонала.
В ходе проведения предпроектного обследования путем опроса персонала
Заказчика выясняется опыт работы персонала Заказчика с компьютером, а также
со следующими группами программного обеспечения: сетевое ПО (в случае
необходимости установки сетевой версии), текстовые и табличные редакторы (в
случае необходимости выгрузки электронных версий отчетов и других
документов в офисные приложения для последующей работы с ними),
коммуникационное ПО (в случае наличия удаленных объектов или связи “клиент-
банк”), ПО для интеллектуальных кассовых аппаратов (или другие способы
автоматического формирования товарных отчетов в случае комплектации системы
“товарные отчеты”), различное бухгалтерское ПО. На основании данной
информации определяется потребность персонала заказчика в обучении. Кроме
этого необходимо представлять общий интеллектуальный уровень персонала
Заказчика для планирования дальнейших затрат на внедрение Системы и
обучение персонала.
Особое внимание стоит обратить на психологический климат в
подразделениях, отношения рядовых сотрудников друг к другу, к Руководству,
к идее автоматизации предприятия. Необходимо как можно раньше понять
возможные проблемы психологического свойства при запуске Системы в
промышленную эксплуатацию.
Оценка потребностей Заказчика.
В ходе проведения комплексного обследования и опроса руководства и
других должностных лиц предприятия Заказчика выясняется ожидание от
автоматизации ФХД. В соответствии с полученной информацией формируются
потребности Заказчика от Руководства предприятия до рядовых сотрудников.
Определение целей автоматизации; процессов, подлежащих автоматизации;
комплектации Системы.
Заключительным этапом выполнения предпроектного обследования является
составление Заключения. Заключение содержит следующие разделы :
1. Определение границ автоматизации.
В данном разделе дается заключение о возможности реализации в Системе
бизнес-процессов, выявленных на предприятии Заказчика. Тут же описываются
пути решения проблем по бизнес-процессам, не поддающимся автоматизации
(дополнительная разработка, изменения в системе документооборота Заказчика,
разработка спец. отчетов и т. д.). Если для автоматизации требуется
дополнительная разработка, то возможность ее реализации в программе, а
также сроки реализации и затраты предварительно согласовываются с
Менеджером Проекта Системы 5.ХХ. Возможность реализации дополнительных
отчетов (время работы, сложность, стоимость) необходимо уточнить у
предполагаемого исполнителя работ, эксперта направления проектирования или
разработчика Системы, причем в этот момент необходимо четко представлять
себе, КАК возможно будет реализовать в Системе бизнес-процессы Заказчика.
2. Предложения по реализации Системы.
В данном разделе описываются возможные варианты реализации
существующих бизнес-процессов и документооборота. Например: “счет
покупателю выписывается в разделе Исходящие контракты, далее выписывается
накладная на основание счета в разделе Накладная на отпуск”. При наличии у
Заказчика нескольких юридических лиц и ведения общего оперативного учета
рекомендуется разделять в Системе контура Оперативного (в т. ч. складского)
учета с контурами Бухгалтерского учета. Бухгалтерский учет рекомендуется
вести на отдельных рабочих местах. При желании возможно реализовать обмен
документами между контурами Оперативного и Бухгалтерского учета
стандартными средствами Системы. При наличии удаленных объектов на
обследуемом предприятии необходимо описать предполагаемую схему обмена
документами и другой информацией между объектами в различных вариантах
(передача по модему, на дискетах и т. п.), при этом необходимо указать
оперативность и стоимость различных вариантов реализации.
3. Комплектация Системы.
На основании выводов, изложенных в пп. 2 и 3 Заказчику предлагается
соответствующая его потребностям комплектация Системы. В общем случае
Заказчику предлагается следующая комплектация: Хозрасчет (бухгалтерский
учет), Склад (Складской учет), Торговля (работа с Контрактами и Складскими
документами, Прайс-листы, Специальные скидки-наценки), Сеть (для сетевого
варианта), Расширенный документооборот (для возможности настройки Системы в
соответствии с потребностями Заказчика). При наличии на обследуемом
предприятии удаленных объектов добавляется модуль Удаленный доступ
(возможность создания объектов в Системе и организация пересылки документов
и словарей Системы между объектами). При наличии потребности в товарной
аналитике добавляется комплектация Товарная Аналитика (возможность
разделения товара по поставщику, дополнительным характеристикам и т.п.),
при наличии потребности в автоматизации Зарплаты добавляется модуль
Зарплата, для учета затрат по статьям необходима комплектация Аналитика
(возможность ведения аналитического учета), для ведения параллельного
управленческого учета существует комплектация Управленческий учет, для
возможности ведения учета в стандарте GAAP предлагается модуль Операции
GAAP.
1.1.2.2.1. Подготовка предложений по реинженирингу бизнес-процессов.
1. В ходе описания бизнес-процессов обследуемого предприятия возможны
ситуации, когда бизнес-процесс не может быть реализован в Системе. В данном
случае, если существует возможность реализовать схему в Системе при
определенных изменениях в системе документооборота предприятия Заказчика
(введение нового документа, изменение последовательности обработки
документа) эти изменения предлагаются руководству Заказчика и оговариваются
в Заключении по обследованию предприятия.
2. В случае серьезных проблем в организации предприятия Заказчика и желании
получить консалтинговые услуги Исполнитель должен предложить услуги
специалистов Департамента управленческого консалтинга. Дальнейшие работы по
реинженирингу осуществляются данным Департаментом по соответствующим
расценкам.
Подготовка предложений по материально-техническому перевооружению.
После определения комплектации Системы и количества рабочих мест,
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24
